Auxiliar

El auxiliar Administrativo, todo lo que necesitas saber.

Un auxiliar es un profesional que desempeña diversas funciones organizativas y logísticas en empresas, públicas o privadas.

Los deberes de un auxiliar

Para entender lo que hace el auxiliar en administración, podemos partir de la definición. A saber, es una figura asignada a tareas administrativas dentro de empresas de todo tipo, en el sector público y privado.

Es una figura clave en las oficinas medianas y grandes que deben coordinar muchos departamentos, gestionar la burocracia, distribuir la nómina, etc.

Además, el trabajo puede ser totalmente diferente si trabajas para firmas médicas o de abogados, oficinas gubernamentales, hospitales o escuelas.

Todo lo que implica documentación, papeleo y procesos burocráticos es manejado por el asistente administrativo. Es decir, de quien, depende el buen funcionamiento de un negocio u organización.

Por lo tanto, es un trabajo de responsabilidad, que requiere concentración, atención y organización. Ya que, a menudo se pide al asistente administrativo que entregue documentos en determinados plazos.

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Más tareas que puede realizar un auxiliar en administración

Por lo tanto, sus tareas también incluyen los aspectos de secretaría, dependiendo de cómo estén estructurados la empresa.

Debe filtrar y clasificar e-mails y las llamadas telefónicas entrantes y salientes. También, redactar cartas y documentos, planificar agendas y calendarios para citas y reuniones.

Y además, organizar los viajes de los colegas y superiores, como la agenda para las citas de los agentes comerciales o los viajes del director.

El auxiliar en administración es una persona a la que los empleados pueden dirigirse para asuntos administrativos. También, se le puede pedir que preste ayuda comercial a la empresa.

Entre las tareas comerciales se encuentran la gestión de los pedidos de clientes y proveedores, utilizando un software de gestión.

Además, la preparación de ofertas para los vendedores, la creación de presentaciones para las ventas, la gestión de las solicitudes de los clientes. De igual manera, otras funciones que lo acercan a la función del back office comercial.

Por el contrario, cuando se le coloca dentro del departamento de administración y contabilidad, puede ocuparse de la facturación activa y pasiva. Y, apoyar la preparación de los presupuestos de la empresa, el pago de impuestos, tasas y cargos diversos.

Así mismo, llevar a cabo prácticas adecuadas de contabilidad para la empresa. En este caso, se le llama auxiliar de contabilidad.

Como hemos visto hasta ahora, el ayudante administrativo puede realizar diferentes tareas dependiendo del tamaño de la empresa y del sector.

Dentro de las pequeñas realidades, el ayudante en administración también puede realizar tareas de RRHH. Además, puede anotar los períodos de vacaciones, enfermedad, maternidad.

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Cómo convertirse en un auxiliar en administración

Para desempeñar la función de auxiliar o asisten se requiere capacitación en gestión y administración.

Los empleadores, para el puesto de auxiliar evalúan positivamente los perfiles que tienen una formación en economía, ciencias políticas o derecho.

Pero, pueden tener buenas posibilidades de ser seleccionados incluso los candidatos con un diploma de contabilidad.

Para hacer este trabajo se necesitan habilidades en gestión y almacenamiento de documentos, contabilidad, economía, y derecho.

La experiencia previa como empleado administrativo en áreas de contabilidad, ventas o secretaría, back office o entrada de datos, es una ventaja.

Se necesita que el profesional en cuestión tenga conocimientos de la legislación vigente. Así mimo, que sepa sobre los procedimientos administrativos y burocráticos, si es para el sector Público.

Además, se indican los conocimientos de programas informáticos conexos. También, su utilidad en el uso del equipo común de oficina. Como el teléfono y videoconferencia, las impresoras, las fotocopiadoras, y otros.

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Cursos especializados

Es posible asistir a cursos de formación para formar la figura profesional del asistente administrativo.

En particular, los cursos de formación permiten al aspirante a ayudante administrativo familiarizarse con las principales herramientas que utiliza la empresa:

• Mejorar la organización y los resultados del trabajo;

• Optimizar la comunicación y la colaboración con la administración;

• Ayuda a hacer mejor las relaciones con el mundo exterior.

Al final del curso, el estudiante debe ser capaz de utilizar correctamente el software y las herramientas de la empresa.

Además, identificar los parámetros de calidad para satisfacer las necesidades del cliente y mantener un alto nivel de eficacia en la comunicación.

Los puntos que normalmente se abordan en estos cursos son los siguientes:

• Tecnología de la información, derecho comercial, derecho fiscal y gestión comercial y financiera.
• Comunicación.
• Derecho laboral.
• Seguridad en el lugar de trabajo.
• Privacidad.
• ISO 9001 – Calidad en las empresas.
• Fundamentos del derecho civil.
• Comunicación y negociación de conflictos.
• Técnicas de primeros auxilios.
• Riesgo medio de extinción de incendios.

La profesión tiene la ventaja de ser un trabajo con horarios y ritmos muy bien definidos y estables.

Es adecuado para personas organizadas y con gran atención a los detalles. También es un punto de partida perfecto para una carrera vertical en una administración pública o privada.

Dado que cualquier organización puede necesitar un auxiliar, hay muchas ofertas de trabajo disponibles en todo el país.

Puede recibir tareas que implican más responsabilidad al tener más experiencia. Por ejemplo, el asistente administrativo puede aspirar a ser jefe de oficina, director administrativo o asistente ejecutivo.

Por lo tanto, un auxiliar es capaz de llevar a cabo diferentes tareas, y sus obligaciones pueden ser muy diferentes si deciden cambiar de empresa.

Es frecuente que esta figura asista a cursos destinados a adquirir conocimientos contables, nómina o RRHH.

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Tipos de Trabajos

A continuación, se va a realizar una reseña de cada uno de los diferentes tipos de auxiliares como el tipo de empleo influyente y muy demandado.

Un auxiliar de administración en salud

El asistente administrativo en salud se encarga de registrar a las personas al sistema de control en el centro de salud. Además, atender y orientar a los pacientes y usuarios en los servicios de salud.

Es también su deber, llevar a cabo el proceso de facturación de los servicios prestados por parte de los médicos y técnicos.

Tiene como responsabilidad el manejo de la cartera de servicios de salud, se desempeña en el control de valores e ingresos unidos a las operaciones del centro de salud.

Otras responsabilidades tales como, ingreso y recaudo, y manejo de cuentas médicas. Sumado a eso, cobranza y facturación en salud, y ser promotor de atención al cliente.

El auxiliar en educación

Un asistente administrativo en educación se encarga de mantener el correcto y adecuado funcionamiento de las oficinas de la institución educativa.

Tiene tareas como la actualización, registro y almacenamiento de información. Información tal como, inscripción de alumnos y matricula.

Además, fotocopiado y archivo de documentación de usuarios, de igual manera control y manejo de documentación interna.

Manejos y tratamiento de textos, al igual que la atención telefónica y gestión del correo electrónico. Preparación de documentación para pago de haberes.

Los auxiliares administrativo contable

Es un profesional de las cifras, y realiza esencialmente el trabajo de contabilidad básica. Por ello, Él está bajo el control del jefe de contabilidad de la empresa.

También, tiene un papel importante en las pequeñas, medianas y grandes empresas. Se encarga de diversas tareas contables, y del registro de las operaciones contables en el software.

A su vez, se encarga del tratamiento contable de todas las operaciones comerciales y de otro tipo de la empresa.

El auxiliar en RRHH

El asistente de recursos humanos desempeña un rol administrativo dentro del departamento de RRHH. También, prepara declaraciones a organizaciones sociales, nóminas y contratos de trabajo.

Tiene un papel de unión o interfaz entre el departamento de recursos humanos y los distintos empleados de la empresa. Por lo tanto, si se requiere, supervisa a los empleados en la empresa.

En una gran empresa, además, gestiona parte de la plantilla o a ayudar a su superior en formación o la contratación. Además, se dedica al seguimiento administrativo de contratos y licencias.

Y a la actualización de los procedimientos administrativos y sociales. En otras palabras, es responsable de las bases de datos del departamento y además de sus conocimientos de derecho laboral. Así como de dominar las herramientas informáticas y los programas de nómina.