Trabajo de auxiliar administrativo
El trabajo de auxiliar administrativo es la figura que realiza tareas administrativas dentro de las empresas y organizaciones de todo tipo, tanto en el sector público como privado.
Es una función clave en cualquier oficina administrativa. Sin embargo, las funciones específicas pueden cambiar en función del tipo, el tamaño y la estructura de la empresa. Así como la institución en la que trabajan.
La mayor parte de las funciones del administrativo están relacionadas con la gestión de la documentos que la empresa necesita para funcionar bien.
El asistente administrativo crea y recopila documentos, introduce datos, archiva papeles y se asegura de que las tareas administrativas se realicen correctamente a tiempo.
El asistente administrativo también se encarga de todas las tareas de secretaría de acuerdo con los procedimientos de la empresa. Tales como, la clasificación del correo, las llamadas telefónicas entrantes y salientes.
También de la redacción de documentos y cartas. Igual que la coordinación de calendarios para reuniones y citas, la gestión de agendas y la organización de viajes para colegas y superiores.
Además, apoyará a los compañeros de la oficina en la resolución de los problemas administrativos que puedan surgir, informando al Director Administrativo.
Responsabilidades en el trabajo de asistente administrativo
Las tareas del asistente administrativo incluyen la gestión de los pedidos de clientes y proveedores mediante el uso de software empresarial (por ejemplo, SAP).
La preparación de presupuestos para los vendedores, la gestión de las consultas de los clientes y la creación de presentaciones de ventas.
Si, por el contrario, trabaja en el área de administración y contabilidad, el auxiliar administrativo también se ocupa de las actividades de facturación (cobros y pagos).
De igual forma, apoya la preparación de los estados financieros de la empresa. Esto, de acuerdo con la normativa vigente, gestiona el pago de impuestos, derechos y otras cargas.
Realiza todas las prácticas administrativas necesarias para la correcta contabilidad de la empresa, de acuerdo con los procedimientos internos.
En este caso hablamos más propiamente de auxiliar administrativo contable.
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En realidades pequeñas y a falta de personal dedicado, al auxiliar administrativo también se le pueden encomendar tareas en otros ámbitos.
Por ejemplo, también puede desempeñar funciones relacionadas con la administración de los recursos humanos, como las vacaciones, las enfermedades y la maternidad.
La forma más común de empleo para un asistente administrativo es como empleado, con un contrato a tiempo completo o parcial en para las necesidades de la empresa.
Funciones en el trabajo de auxiliar administrativo
Estas son las principales tareas que realiza el auxiliar administrativo en su jornada laboral:
- Tramitación de la documentación administrativa, respetando los plazos
- Redacción y compilación de documentos
- Entrada de datos
- Archivo de la documentación en papel y/o electrónica
- Agenda reuniones y citas, gestión de la agenda
- Actividades generales de secretaría
- En el cumplimiento de sus tareas, el asistente administrativo cumple el protocolo de la empresa. Es decir, en el cumplimiento de la ley vigente.
¿Cómo convertirse en auxiliar administrativo?
La formación necesaria para ser auxiliar administrativo es de tipo administrativo. Por ello, los empleadores valoran cualificaciones como un diploma de instituto técnico comercial (contabilidad).
Mejor si es una licenciatura en economía, ciencias políticas o derecho. Para realizar el trabajo se necesitan conocimientos de gestión y almacenamiento de documentos, contabilidad, economía, contabilidad, derecho.
Un auxiliar administrativo también debe conocer a fondo la normativa vigente en materia de gestión de la burocracia.
Además. los procedimientos administrativos, especialmente en lo que respecta a la Administración Pública.
También deberá saber utilizar los equipos de oficina más habituales (teléfono, faxes, impresoras y fotocopiadoras).
Debe tener los conocimientos informáticos necesarios para utilizar hojas de cálculo, archivos, bases de datos y programas de gestión.
Se valorará la experiencia previa como administrativo en áreas de contabilidad, ventas o secretaría. O en otras funciones similares (back office, introducción de datos, etc.).
