Asistente de dirección
Olvidemos el estereotipo de la secretaria, hoy en día el asistente de dirección es una figura directiva, implicada en los procesos de toma de decisiones y de comunicación, absolutamente estratégica para el éxito de las actividades y proyectos empresariales.
Asistente de dirección, asistente ejecutivo o gerente, son las formas como se conoce al día de hoy, por lo tanto, empecemos a llamarlo así.
Aunque no se debe discriminar por sexo un empleo, las estadísticas muestran que son las mujeres quienes tienen la mayor demanda como asistente de dirección.
Sin embargo, es un rol que perfectamente tanto hombres como mujeres pueden desempeñar
Socio comercial del gestor y de la empresa
El Asistente de Dirección trabaja junto al Director (a veces más de uno), facilitando su trabajo al prevenir todas sus necesidades y convirtiéndose en su mano derecha indispensable.
Es cada vez más un adjunto de los directores en la empresa. Esto, gracias a una visión global de los procesos, las relaciones y los flujos de información dentro de la organización y gracias a una plena conciencia de sus responsabilidades.
¿Cuáles son las características que debe de tener un/a buen/a asistente de dirección?
- Escuchar
- Tener una gran capacidad organizativa y de interacción relacional
- Debe ser proactividad
- Una gran capacidad de resolución de problemas y de análisis
- Capacidad para trabajar junto a las figuras clave de la empresa
- Organizada/o
- Alto nivel de eficiencia
- Autonomía laboral marcada
- Precisión
- Liderazgo y capacidad de mediación
- Excelentes habilidades de comunicación
- Nervios fuertes, buena resistencia al estrés y trabajo bajo presión.
- Respeto de los plazos en la planificación.
- Fiabilidad, discreción y confidencialidad
- Trabajo en equipo
Funciones del asistente de dirección
El asistente de dirección, tiene como principal responsabilidad la organización de la agenda del director donde debe priorizar y conceptualizar lo importante.
Además, realizar la gestión de la correspondencia y el filtrado entre las comunicaciones entrantes y salientes.
Debe encargarse de la organización de viajes de negocios de los directivos, lo que incluye, itinerario de vuelos y movilización, cronogramas y logística.
Se encarga también de la organización de reuniones y apoyo al Director.
A su vez, el asistente de dirección lleva la Redacción de documentos, actas y formularios y se encarga de las prácticas de archivo de documentación sensible por confidencialidad.
Así mismo, el asistente de dirección debe gestionar las relaciones con clientes, proveedores, colaboradores e instituciones.
Por último, pero no menos importante, es responsable de la gestión del presupuesto, donde no solo vela por el rendimiento del mismo, sino por el alcance completo a nivel directivo.
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Objetivos de las funciones del asistente de dirección
- Optimización de los procesos de trabajo
- Creación de un clima de colaboración positivo y ventajoso para toda la organización
- Aplicación de herramientas y habilidades operativas útiles para aumentar su capacidad de gestión, organización y relación para hacer frente a cualquier situación crítica
- Adquirir conocimientos y comportamientos adecuados que le permitan desempeñar su función de forma rentable.
Formación requerida para el puesto
Si bien en algún punto, era una figura más secretarial, como ya mencionamos, hoy en día, el asistente de dirección es un puesto de nivel gerencial.
Dicho eso, es imprescindible un título universitario y de ser posible un máster. Estamos hablando de estudios de Pos-grado en estudios de economía, derecho, comunicación, sicología o relaciones públicas.
Sin redundar, debe tener conocimientos en informática y de idiomas, siendo el inglés obligatorio, y otros idiomas complementarios. Buena cultura básica de diversos temas de interés y relevancia actual.
Sentido de actualización constante, ante un mundo tan cambiante, la mejor forma de ser de utilidad máxima a la organización es estar vigente en la vanguardia al día a día.
El asistente de dirección debe tener excelentes conocimientos informáticos, lo cual incluye desde formatos de organización, hasta programas de gestión empresarial.
¿Cuánto cobra un asistente de dirección?
Los sueldos medios de un asistente de dirección varían en función de la experiencia y de la empresa.
Además, crecen en proporción directa a las responsabilidades que desempeña el profesional. Entonces, un asistente de director nivel junior alcanza una media de 28-33 mil euros al año.
